FICO ACADEMY
Müraciət et
Ana səhifə / Məqalələr / Funds Management

Funds Management: büdcə aşımını sistem səviyyəsində necə dayandırmaq olar

Büdcəni Excel-də izləmək xərc baş verəndən sonra xəbər tutmaq deməkdir. FM-də isə sifariş yaradılan anda sistem büdcəni yoxlayır.

Orxan Məmmədli13 oktyabr 20267 dəq oxu

Büdcəyə nəzarət çox şirkətdə belə işləyir: büdcə Excel-də hazırlanır, xərclər SAP-də yerləşdirilir, ay sonunda iki rəqəm müqayisə edilir. Bu modelin zəif yeri aydındır. Büdcə aşımını artıq pul xərclənəndən sonra görürsünüz. Funds Management (FM) bu yoxlamanı prosesin əvvəlinə, satınalma tələbi və sifariş mərhələsinə gətirir.

Əsas obyektlər

  • Fond mərkəzi (fund center): büdcəyə cavabdeh struktur. Məsələn, şöbə, mağaza və ya region.
  • Öhdəlik maddəsi (commitment item): xərcin növü. Adətən baş kitab hesablarının qruplaşdırılmış variantıdır.
  • Fond (fund): maliyyələşmə mənbəyi. Hər şirkətdə istifadə olunmur.

Bu obyektlər istifadəçi tərəfindən yazılmır. Törəmə qaydaları (FMDERIVE) xərc mərkəzi, hesab və ya digər sahələrdən onları avtomatik müəyyən edir. Qaydalar düzgün qurulmayıbsa, bütün sistem yanlış büdcəyə yazmağa başlayır.

Büdcə necə istehlak olunur

SənədFM-də nəticə
Satınalma tələbiİlkin öhdəlik, büdcə rezerv olunur
Satınalma sifarişiÖhdəlik, tələbin yerini tutur
FakturaFaktiki xərc, öhdəlik azalır

Beləliklə, istənilən an "nə qədər büdcə qalıb" sualının cavabı yalnız faktiki xərcləri deyil, verilmiş öhdəlikləri də nəzərə alır.

Availability Control: sərhədi kim qoyur

Availability Control (AVC) hər yeni sənəddə istehlak olunmuş büdcəni ayrılmış büdcə ilə müqayisə edir. Tolerantlıq profilləri ilə reaksiya müəyyən edilir: məsələn, 90%-də xəbərdarlıq, 100%-də sənədin bloklanması. Nəzarətin hansı səviyyədə olacağı, yəni fond mərkəzi üzrə ümumi və ya maddə üzrə ayrıca, ayrıca dizayn qərarıdır.

Real layihədən

Pərakəndə şəbəkədə büdcə struktur, mağaza və mal kateqoriyası üzrə qurulduqda, sadə FM konfiqurasiyası kifayət etmir. Büdcənin daxil edilməsi, rəhbərlik təsdiqi və istifadənin izlənməsi üçün standart ekranlarla yanaşı xüsusi ekranlar da lazım olur. Ən vacib dərs isə budur: AVC nə qədər sərt olsa, büdcə dəyişikliyi prosesi bir o qədər sürətli olmalıdır. Əks halda iş dayanır və istifadəçilər sistemdən yan keçmək yolları axtarır.

İl sonu: açıq öhdəliklər FMJ2 ilə növbəti ilə keçirilir. Bu addım unudulsa, yeni ilin büdcəsi köhnə sifarişləri görmür.

Digər məqalələr

Aktual

2027 yaxınlaşır: Greenfield, Brownfield və selektiv keçid

SAP ECC üçün əsas dəstək 2027-ci ilin sonunda bitir. Keçid yolunu seçərkən maliyyə komandası nələri bilməlidir?

7 dəq oxu→Ay sonu bağlanışı

GR/IR hesabı: ay sonunun ən çox sual doğuran balansı

Mal gəlib, faktura gəlməyib. Faktura gəlib, mal yoxdur. GR/IR hesabındakı qalıq bu iki vəziyyəti eyni məbləğdə gizlədə bilər.

6 dəq oxu→Konfiqurasiya

Paralel uçot S/4HANA-da: ledger yoxsa hesab yanaşması?

Eyni şirkət həm MHBS, həm də yerli standartlar üzrə hesabat verməlidir. Bu fərqi sistemdə necə qurmaq gələcək illərin hesabat keyfiyyətini müəyyən edir.

6 dəq oxu→
WhatsApp-da yazın
FICO ACADEMY
Apply
Home / Articles / Funds Management

Funds Management: stopping budget overruns at system level

Tracking the budget in Excel means finding out after the money is spent. In FM the system checks the budget the moment an order is created.

Orkhan MammadliOctober 13, 20267 min read

In many companies budget control works like this: the budget is prepared in Excel, costs are posted in SAP and the two are compared at month end. The weakness is obvious. You see the overrun after the money has been spent. Funds Management (FM) moves that check to the start of the process, at the purchase requisition and purchase order stage.

The key objects

  • Fund center: the unit responsible for the budget, such as a department, store or region.
  • Commitment item: the type of spend, usually a grouped view of G/L accounts.
  • Fund: the source of financing. Not every company uses it.

Users do not enter these objects. Derivation rules (FMDERIVE) determine them automatically from the cost center, account or other fields. If the rules are wrong, the whole system starts posting to the wrong budget.

How the budget is consumed

DocumentResult in FM
Purchase requisitionPre-commitment, budget is reserved
Purchase orderCommitment, replaces the requisition
InvoiceActual spend, commitment is reduced

So at any moment, the answer to “how much budget is left?” takes into account not only actual spend but also open commitments.

Availability Control: who sets the limit

Availability Control (AVC) compares consumed budget with released budget on every new document. Tolerance profiles define the reaction: for example, a warning at 90% and a hard stop at 100%. The level at which control applies, a total per fund center or separately per item, is a design decision of its own.

From a real project

When a retail chain plans its budget by structure, store and product category, a basic FM setup is not enough. Budget entry, management approval and usage tracking need custom screens alongside the standard ones. The most important lesson: the stricter AVC is, the faster the budget change process has to be. Otherwise work stops and users look for ways around the system.

Year end: open commitments are carried forward to the next year with FMJ2. If this step is missed, the new year’s budget does not see the old orders.

More articles

Current

2027 is coming: greenfield, brownfield and selective transition

Mainstream maintenance for SAP ECC ends at the end of 2027. What should the finance team know when choosing a transition path?

7 min read→Month-end closing

The GR/IR account: the balance that raises the most questions at month end

Goods received, no invoice. Invoice received, no goods. The balance on the GR/IR account can hide both situations in a single amount.

6 min read→Configuration

Parallel accounting in S/4HANA: ledger or account approach?

The same company must report under IFRS and local standards. How you build that difference in the system shapes reporting quality for years.

6 min read→
Message us on WhatsApp